Ett automatiserat meddelande skickas ut genom en funktionsbrevlåda i SEFOS. När mottagaren sedan besvarar detta meddelande så går det automatiskt tillbaka till funktionsbrevlådan, där flera medarbetare sedan har behörighet att hantera inkomna meddelanden. Eftersom det är går att välja om en mottagare ska kunna svara på ett meddelande eller inte så stödjer SEFOS både att hämta in information samt att enbart skicka ut information.